Desde que começou a pandemia no Brasil, mais de 700 mil empresas fecharam as portas. O dado é de julho do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Só no comércio, a crise econômica causada pelo novo coronavírus provocou, de abril a junho, segundo a Confederação Nacional do Comércio (CNC), o fechamento de 135 mil lojas. O Paraná é o quinto estado com o maior número de comércios encerrados, com 9,5 mil, atrás de São Paulo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e Rio Grande do Sul. 

A decisão de encerrar as atividades vem junto às preocupações e incertezas em relação ao futuro, por isso, estar orientado sobre as exigências legais pode evitar problemas e até processos judiciais. Segundo o advogado Alexandre Raposo, especialista em Direito Empresarial e membro do núcleo de Advogados do programa Empreender, não formalizar o encerramento de uma empresa é um erro comum. “Muitas vezes as pessoas simplesmente decidem partir para outras atividades e sequer solicitam a baixa do CNPJ”, diz. 

Nesse caso, segundo o advogado, se a empresa deixar de funcionar sem prestar informações aos órgãos oficiais e não realizar a baixa de maneira regular, presume-se uma dissolução irregular, já que a entrega de declarações de inatividade aos órgãos oficiais é obrigatória e, quando deixa de ser feita, torna a empresa inadimplente com a Receita Federal. Além disso, todas as obrigações empresariais como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) serão mantidas mesmo com o negócio inativo, o que acarretará débitos desnecessários. 

Muitas vezes as pessoas simplesmente decidem partir para outras atividades e sequer solicitam a baixa do CNPJ
 - Alexandre Raposo, advogado

Raposo explica que a consequência de não dar baixa formal na empresa é que, conforme entendimento do Superior Tribunal de Justiça (STJ), a responsabilidade total dos débitos recai sobre o patrimônio particular dos sócios, ou seja, há a desconsideração da pessoa jurídica e transferência dos passivos vinculados ao CNPJ para o CPF. “Porém, é importante destacar que, mesmo que a baixa seja feita conforme a legislação, nada impede que posteriormente sejam lançados ou cobrados impostos, contribuições e outros encargos referentes à atividade. Mesmo com dívidas, é possível encerrar as atividades da empresa”, esclarece. Outra informação importante é que todos os tributos podem ser parcelados e não prescrevem.

Passo a passo

Segundo o contador Adilson Correa de Oliveira, que integra o Núcleo de Consultores do Empreender, quando há a decisão de encerrar as atividades, é importante que um dos sócios fique responsável por administrar pagamentos e recebimentos em aberto. Além disso, é fundamental definir como será feita a liquidação dos estoques físicos e providenciar a transferência dos bens da empresa. “Isso tem que ser feito antes de realizar os procedimentos de baixa junto aos órgãos federais e estaduais”, diz.

Para iniciar o processo, é preciso que os sócios assinem uma ata de encerramento do negócio e formalizem o distrato social, que deve explicar o motivo da sociedade ser desfeita e como será a divisão dos bens. Empresas sem sociedade não precisam cumprir esta etapa. Em seguida, é preciso tirar extrato de débitos junto a todos os órgãos para saber se há dívidas tributárias e o valor. “É importante destacar que a baixa pode ser feita mesmo com débitos, porém, é importante ter conhecimento de cada pendência para que haja planejamento financeiro para quitação”, explica.

Se a empresa comercializa mercadorias ou produção, é necessário dar baixa na inscrição estadual na Secretaria de Fazenda. Se for prestador de serviços, deve-se dar baixa na inscrição municipal e se for mista, nas duas. É preciso também verificar se há pendências na Previdência Social, mesmo que a empresa não tenha funcionários e verificar se há dívidas referentes ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), no site da Caixa Econômica Federal.

Em seguida deve-se pedir a baixa no cadastro da prefeitura, confirmando se há débito tributário municipal, como o Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISS). Para o estado, o empresário pode entrar em contado com a Secretaria da Fazenda, pedindo baixa na inscrição estadual, caso tenha. Neste caso, será verificada se há pendências em relação ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Para dar andamento ao processo de encerramento, é preciso ainda verificar a situação referente a Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União, com o objetivo de comprovar a regularização da empresa junto ao governo federal.

Em caso de sociedade, é preciso definir quem será responsável por administrar pagamentos e recebimentos em aberto, como será feita a liquidação de estoque e a transferência de bens, aponta o contador Adilson Correa de Oliveira

O próximo passo é protocolar o pedido de encerramento na Junta Comercial e, por fim, a baixa do CNPJ, que pode ser feita pelo site da Receita Federal, usando o Programa Gerador de Documentos do CNPJ.

Oliveira destaca a importância de ter um profissional contábil para acompanhar o processo e um advogado para os casos de conflito entre os sócios. “O encerramento de uma empresa é um procedimento que não deve deixar ‘pontas soltas’, afinal, pode prejudicar a abertura de empresas no futuro, entre outros empecilhos”, diz.

Encerramento de MEI

Para dar baixa em CNPJ de Microempreendedor Individual (MEI), o processo é mais simples e não exige a apresentação de documento, basta fazer a solicitação pela internet no Portal do Empreendedor. O procedimento é irretratável e extingue a Pessoa Jurídica, mas atenção: MEI também deve ficar atento na possibilidade de haver pendências, como o DAS MEI. Neste caso, é possível cancelar o CNPJ, mas as dívidas permanecem em aberto e será preciso quitá-las.

Como comunicar o fechamento

Além da burocracia que envolve o encerramento de uma empresa, outra questão que precisa ser considerada é como dar a notícia ao público interno e externo. Para isso, Casimelle Zan, profissional de marketing digital, recomenda o planejamento estratégico. “A baixa de um CNPJ não deixa de ser o término de uma história, e, mesmo envolvendo uma série de outras questões, exige transparência por parte do empresário”, diz. 

Segundo ela, a notícia deve ser anunciada de forma clara, objetiva e sincera e seguir a mesma linha nos diferentes canais de comunicação da empresa. Já os perfis nas redes sociais devem ser desativados após 30 dias do fechamento. “Em relação à fachada, a orientação é retirar tudo o que compõe a identidade visual e, se possível, deixar apenas um comunicado impresso por alguns dias”.

Outra dica é evitar expor demais os bastidores da administração dos negócios. Segundo ela, as empresas precisam dosar o tipo de informações que compartilham. “Claro que compartilhar os bastidores é uma forma de se aproximar do público, mas expor dificuldades financeiras, por exemplo, coloca a empresa em uma situação de vulnerabilidade frente aos clientes e à concorrência, portanto, minha orientação é: tenha cuidado. Algumas informações devem ficar em posse somente da diretoria da empresa e, se tiver dúvidas, procure a ajuda de um profissional de comunicação e marketing”, orienta. 

Casimelle Zan, especialista em marketing digital: “a baixa de um CNPJ exige transparência por parte do empresário”; ela recomenda desativar as redes sociais depois de 30 dias do fechamento

Durante a pandemia, outra situação enfrentada por empresários é em relação a boatos entre o público interno e externo sobre o fechamento das empresas. “Ao identificar que isso está ocorrendo, o ideal é que a direção se posicione o quanto antes e esclareça a real situação de forma clara e objetiva. O ‘fecha ou não fecha’ enfraquece a imagem e causa mais desgaste ao empresário e sua equipe”, finaliza.