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Guias para tomar decisões

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Paulo Cremonini, do O Jabô Bar, adota indicadores de estoque e consumo, que permitem ações para reduzir perdas e aumentar o faturamento; próximo passo será adotar indicador de rotatividade

Completar dois anos com bons resultados é significativo no universo empresarial, já que os primeiros anos são cruciais para determinar a longevidade. O Jabô Bar Jardim vai celebrar a data em dezembro. A operação, que oferece produtos como porções e drinks autorais em um ambiente pautado na natureza, tem registrado casa cheia. 

Com a experiência de dez anos no mercado do entretenimento, o empresário Paulo Cremonini abriu O Jabô considerando a necessidade de monitorar “tudo o que fosse possível”, transformando números em rédeas para guiar as decisões. “Implementar indicadores e processos no bar era uma certeza. Mas, antes disso, até para que conseguíssemos abrir o bar, foi importante acompanhar e analisar números”, diz.

Um dos analisados atualmente se refere aos clientes: número; perfil; média dos que fazem cadastro; média de recebidos em cada dia da semana; horário de pico; produtos mais consumidos em determinado horário; assiduidade; e tempo de permanência. Com base nos dados, a empresa verifica a evolução na comparação ao consumo, realiza o levantamento dos porquês e faz direcionamentos de campanhas de marketing, envio de cortesias em dias de shows e de mimos para alguns clientes.

O bar também faz controle de estoque, verificando, por exemplo, perdas de insumos e de bebidas. Com um novo indicador, reduziu em 50% o valor de perdas. “Comprávamos muita fruta para drinks e tínhamos perda, mas não sabíamos se era mais morango, maracujá ou outra. Implementamos um acompanhamento em todos os setores. Isso nos fez perceber que embora na ficha técnica alguns drinks mostrassem que o lucro estava bom, perdíamos com algumas frutas. Reformulamos o cardápio, investimos em equipamentos, trocamos fornecedores e reduzimos nosso valor de perdas”, explica. 

Outra situação em que os indicadores foram importantes está relacionada à equipe de vendas. Segundo Cremonini, como o bar precisava melhorar o desempenho, passou a fornecer informações em tempo real para a gerência: mesa que mais consome; produto mais pedido; quanto tempo o cliente fica sem consumir; garçom que está mais próximo de bater a meta. “Com isso, o gerente, em tempo real, consegue motivar a equipe e passar estratégias e ações para melhorar o desempenho da noite.”

A empresa conta com dois softwares para levantar e analisar as informações, além de aplicativos de pesquisa na mesa, para que o cliente que desejar possa avaliar o atendimento, a música, a comida e fazer sugestões. “Levamos em consideração os indicadores em promoções, eventos, tipo de banda, estratégias de marketing, ações de comunicação e publicidade. Sabemos o que atingir porque temos as informações dos clientes e o que eles mais desejam”, frisa Cremonini. Ele acrescenta que, com dez colaboradores, o próximo indicador a ser implantado será o de rotatividade. 

 

Indicadores importantes 

O Jabô é cliente do consultor Ernando Peluso, que atua há dez anos no setor e está há seis à frente da Vexor Consultoria Empresarial, que auxilia empresários por meio da metodologia Lean Six Sigma. “Há apoio para acompanhar e analisar diversas áreas das empresas”, diz.

Entre os principais indicadores de acompanhamento, de acordo com ele, estão: DRE (Demonstração do Resultado do Exercício); fluxo de caixa; evolução de receita; sazonalidade; receita por classificação de produto; taxa de conversão; clientes; produtividade; capacidade produtiva; e OEE (Overall Equipment Effectiveness ou eficiência global dos equipamentos). “É importante que a empresa consiga mensurar todos os setores, desde a parte administrativa à produção”, enfatiza. 

Segundo Peluso, é indiscutível que o empresário precise ter a DRE em tempo real. “A DRE vai mostrar o resultado do mês, ou seja, se o esforço foi recompensado. E o fluxo de caixa mostra quando se pode fazer um investimento. Pode ser que a DRE tenha sido positiva em determinado mês, mas que o dinheiro não tenha entrado naquele período, pois há vendas parceladas. O empresário precisa ter as duas informações nas mãos quando se fala de financeiro. Além disso, é interessante analisar de onde vem a maior receita para eliminar alguma dependência. Importante também que sejam analisadas a evolução e a sazonalidade das receitas versus despesas financeiras por meio da análise da DRE e fluxo de caixa.”

Na área comercial, ele recomenda atenção à taxa de conversão, que deve ser estratificada por vendedor, produto, região e período. Além disso, observar a margem de cada produto, a margem de cada vendedor e de descontos para cada cliente. Peluso ressalta ainda a importância da análise do número de novos clientes por mês, quantos compraram uma vez e voltaram a comprar, quantos compram apenas um tipo de produto e quantos não compram há mais de 90 dias. 

Com relação à área produtiva, o consultor classifica como imprescindível buscar informação do quanto se produziu frente ao que deveria ter sido produzido. Os dados podem ser estratificados por colaborador, máquina, produto e setor, o que ajuda a identificar pontos de melhoria e gargalos. “Antes de saber se a produtividade está boa, é preciso analisar a capacidade produtiva. Isso vai ajudar o setor comercial em relação ao prazo de entrega e mostrar o potencial de faturamento. É em cima dessas informações que a empresa toma a decisão de contratar colaboradores, comprar máquinas e mudar de espaço físico”, explica. Peluso acrescenta que outro indicador é o OEE, permitindo mensurar tempo de produção versus tempo de realização; tempo disponível para trabalho versus tempo efetivamente trabalhado; quantidade de produtos com qualidade versus não conformes.

O consultor orienta padronizar processos e embutir todos os registros de informações. “Não se pode executar um processo, depois parar e registrar as informações. Durante a padronização, é preciso definir parâmetros no registro das informações, que deve ser feito preferencialmente no sistema da empresa. Evite o uso de planilhas e nem pense em utilizar papel. Resumindo, antes dos indicadores serem criados, padronize processos e parametrize informações, isso pode evitar erros comuns. Importante usar softwares e orientar colaboradores para o uso adequado.”

 

Novo sistema

Na Global Assessoria em Comércio Exterior, há 26 anos no mercado, o uso de indicadores sempre foi uma prática. A fundadora e CEO Renata Mestriner Krambeck conta que no primeiro semestre foi adquirido um software para registro, acompanhamento e controle, ainda em implantação. A expectativa é até dezembro obter do novo sistema indicadores financeiros para apoiar as tomadas de decisões. “Com o novo software, os indicadores serão mais específicos nas áreas financeiras, de produtividade, equipe e por colaborador. Outro ponto importante será informar o cliente em tempo real sobre o andamento do processo de importação e exportação, com envio de mensagens automáticas. Daremos um salto”, diz.  

Atualmente, a Global acompanha indicadores como volume de processos de importação, exportação e faturamento, analisados mensalmente. São acompanhados ainda indicadores de despesas, tributos, investimentos e outros. “Nosso objetivo é verificar se o time de 17 colaboradores está compatível com o volume de trabalho.”

Pensando em melhorar o desempenho geral do negócio, a empresa participou do Programa Excelência no Nível Empresarial (ENE). “Queríamos nos atualizar quanto às mudanças no mercado, comportamento das empresas e colaboradores. Existem centenas de ferramentas de gestão à disposição, mas se não as testarmos e as aprimorarmos, acabamos nos mantendo alheios a informações essenciais.”

Segundo Renata, ao participar do ENE a preocupação passou a ser pensar na equipe como um todo, visando à redução na rotatividade. “Focamos em ações visando à integração e confiança entre as equipes, promovendo mais conhecimento. Introduzimos reunião semanal de dez minutos em que todos participam em pé e são estimulados a falar das dificuldades ou alegrias. Também implementamos um sistema Flash, cartão de benefícios amplo e com aceitação positiva”, conta.

 

ENE 

Com metodologia para a busca de excelência de negócios, o ENE, realizado pela ACIM e Sebrae/PR, ofereceu 500 horas de consultoria a 65 negócios. Durante quatro meses encerrados recentemente, foram trabalhados nove pilares: processos sistêmicos; liderança e gestão de equipe; resultados e lucratividade; gestão de relacionamento; visão estratégica; gestão da informação; cultura organizacional; inovação e adaptabilidade; e sustentabilidade.

A consultora do Sebrae/PR, Patricia Santini, explica que o objetivo do programa é ajudar os participantes a ganhar competitividade e sustentabilidade. Assim, ao trabalharem cada um dos pilares, os empresários têm subsídios para aplicar melhorias se desejarem, a exemplo da implantação de mudanças na gestão e, por que não, da adoção de indicadores. 

Segundo Patricia, embora os pilares do programa não tenham como focos os indicadores, as empresas são estimuladas a adotar a metodologia de monitorar o desempenho e ter condições de acompanhar a evolução ao longo do tempo. “O programa incentiva as empresas a adotar parâmetros de acordo com o mercado em que estão inseridas e os principais processos-chave do negócio para avaliação do desempenho, competitividade e eficiência”, observa a consultora. A segunda edição do programa será no ano que vem.